初始化是财务信息化管理中非常重要的一个环节，他是整个财务管理信息系统的基础。这项工作的好坏，直接关系到财务管理信息系统运行的质量及日后作业的处理。其实，任何工作都是有窍门的，只要掌握好窍门，要把工作做好，不是一件难事。财务信息化管理系统初始化其实也有不少的技巧。这里我就抛砖引玉，或许对大家日常工作由点帮助。
一、 帐套设置。
帐套是一个存放企业财务数据的一个文件。一般来说，一个帐套智能保存一个会计主体的业务资料。通俗的说，就是一家企业的会计数据。帐套名称是个共用的字段，在后续的报表、表单等单据上，标题栏位内，都会打印出帐套的名字。所以，一般帐套的名字，都会以公司的名称命名。
处理技巧：
1、 有些企业是实体与贸易一体的企业。也就是说，虽然其只有一个办公地点，一个财务部门，可是，其有两个公司。一个是实体企业，一个是贸易企业。如此的话，就要设置两个帐套，否则的话，两个公司的业务数据很可能会搞混。
2、 有些企业的部门虽然是企业的一个有机组成部分，但是，其在企业内是独立核算的，如一企业的食堂或者销售门市部，这些部门若是独立核算的，我们也可以把它设置成独立的一个帐套，如此，管理起来会更加方便。
二、 会计期间。
按照国家的相关法规，会计核算必须分会计期间进行。一般财务管理软件，都支持会计分期管理。会计期间一般按自然月进行划分，但是，可能有些不同的企业，有不同的需求，此时，就要注意划分会计期间的技巧了。
1、 我遇到过一家企业，其划分会计期间时，是以25日为起点的，即1月26日到2月25日为一个会计期间，以此类推。这么会计分期，也是允许的，只是，业务处理上，有点麻烦。若财务管理软件支持任意分期功能，则好办。可以直接划分会计分期。
2、 但是，有些财务管理软件不支持任意的会计分期，特别是一些国外的财务管理软件。此时，我们只能在做业务时，进行一些变通。如以上这种情况，我们可以在每月的25日晚进行系统的结账做业，然后26日开始到月底的业务审核日期都改在下月1日，如此，就可以解决这个难题。可是，这种处理方法也有一个缺陷，就是在26日到月底的期间，查询系统时，数据可能会有时间差。因为，这段时间你查询数据的结果，可能都是25日晚的结果。因为查询数据时，是以审核的单据为准。审核的日期改在下月1日的话，则有些数据你要在1日时才能查询到。不过，从1日开始到25日的数据及时性就不会受到任何影响。
三、 记帐本位币与汇率。
根据相关规定，在我国境内的企业应以人民币作为记帐本位币。业务收支以人民币以外的货币为主的企业，也可以选定某种外币作为记帐本位币，但编制的财务会计报表应当折算成人民币反映。所以，我在国内负责财务信息化项目时，一般都建议采用人民币作为本位币，如此，处理起来比较方便。若有外币业务时，系统也可以进行自动的转换，不需要人为的干涉。
这里要注意的就是汇率的问题。根据企业要求的不同，企业会采取不同的汇率处理方式。如外币业务比较多的企业，可能会根据每天汇率的变动而调整系统的汇率;反之，外币业务比较少的企业，则可能会一个月调整一次。
处理技巧：
1、 若是一个月调整一次汇率，为了统一，最好指定一个调整的日期。如每月1日或者每个季度末。指定日期后，再进行调整。
2、 汇率调整有两种方法，一是手工调整。即系统操作员在汇率调整日，从其他地方取得最新的汇率，然后在系统中进行调整。这个处理方法，要手工进行调整，比较容易出错，也容易漏掉。特别是对于每日都要调整汇率的企业来说，更加是一件繁琐的工作。另外一种就是自动调整，如同电脑时间自动同步一样，财务管理系统会自动从相关网站获取最新的汇率，然后用这个数据在每天固定的时刻进行系统更新及相关的业务处理。如此，可以大大的提高工作效率与处理效果，最大限度的减少人为操作的失误。但是，自动更新的话，必须保证网络的畅通无阻，否则的话，更新可能会不成功。
四、 会计科目。
会计科目有科目名称与科目编码两个部分组成。国家对于一级会计科目的名称与编码作了明确的规定，而对于二级、三级(甚至更多)会计科目的名称与编码则没有进行统一定义。企业可以根据自己的需要进行编码。所以二级、三级科目编码的好坏，就直接关系到整个会计科目的质量，也直接影响到财务管理系统的运行效果了。
处理技巧：
1、 不同行业有不同的会计科目。一般软件都会有一个导入模板，根据行业的不同，模板也不同。所以，在会计科目导入的时候，要注意两点。一是不要把所有的会计科目都导入进去，不然的话，后续的业务操作会比较麻烦，寻找对应的会计科目时，会花费很长一段时间。二是选择会计模板时，要选择对应的行业。因为不同的行业，所用的会计科目会有所差异。
2、 会计科目编码时，要统一，不要想编什么就是什么。我在会计科目编码时，一般按照4-2-2原则。如银行存款为一级科目，国家定义的编码为1002，采用4位数字编码;企业可以定义二级科目，如人民币存款，编码为01，采用2位数字编码;再定义一个三级科目，如中国建设银行绍兴支行，编码为01，采用2位数字编码。这简称为4-2-2编码原则。这个编码原则是经过千锤百炼的，使用效果非常的好，大家可以借鉴一下。
3、 无论你采用哪一种编码原则，必须做到企业内部统一。不要一会采取“4-2-2”编码，一会儿又采取“4-4-2”编码。不统一的会计科目编码，不利于以后日常的业务处理。
4、 会计科目要分到几级算合适，没有一个明确的说法，一般根据企业业务量的多少，会有不同的级别。不过，我在分级的时候，一般都分三级，最多不超过四级。再多的话，后续记帐等业务就会比较麻烦，反而是得不偿失了。
五、 科目余额。
初次使用财务管理系统时，要把手工帐务的科目余额导入到财务管理系统中去。而这个余额的准确性直接关系到后续的运作。余额不准，后续作业再准确，相关报表得出来的数据，仍然会不准。所以，在系统上线时，我们要特别注意科目余额的准确性。
处理技巧：
1、 在期初会计余额导入时，我们最好能够利用系统提供的向导，进行成批的导入。如此，可以最大限度的减少人为的失误，可以最大程度的跟手工帐本数据保持一致。
2、 在财务管理系统的上线的一两个月内，最好手工帐跟系统帐并行。如此，可以两者可以及时进行对帐，看是否有错误。若发现有错误时，要及时查找原因，看是否是余额有错误，并及时进行调整。等到系统上线稳定、科目余额准确无误后，再停止手工帐。
六、 其它处理技巧。
1、 注意权限的整理。系统中，可以结合工作流配置实现权限的管理。如报销单超过多少金额要有谁审核，低于多少只要谁审核就可以了;如付款单提早付款要有谁审核等等。把这些权限都一一整理清楚了，然后在财务管理系统中，进行正确的配置。如此，就可以把作业控制流程搬到系统中去，进行强制控制。
2、 表单的格式问题。企业有自己的表单格式，系统有系统的表单格式。一般，我建议若系统的格式也能够满足企业的需求，则还是采用系统的格式为好。因为一般情况下，财务管理软件公司还会提供纸质的单据，利用软件公司的单据，可以在系统中实现套打，大大方便了财务工作人员的工作。
3、 付款条件。若财务管理系统还跟进行存等软件结合的话，则还需要整理付款条件。有了付款条件后，财务管理系统就可以自动计算付款日期与收款日期。不需要财务人员再手工进行计算。可以减少财务人员的工作量，提高计算的准确度，保障企业资金的安全。特别是预收款与预付款的相关处理，更要进行严格管理控制。付款条件直接跟企业的资金流挂钩，所以，企业要特别重视。
一、 帐套设置。
帐套是一个存放企业财务数据的一个文件。一般来说，一个帐套智能保存一个会计主体的业务资料。通俗的说，就是一家企业的会计数据。帐套名称是个共用的字段，在后续的报表、表单等单据上，标题栏位内，都会打印出帐套的名字。所以，一般帐套的名字，都会以公司的名称命名。
处理技巧：
1、 有些企业是实体与贸易一体的企业。也就是说，虽然其只有一个办公地点，一个财务部门，可是，其有两个公司。一个是实体企业，一个是贸易企业。如此的话，就要设置两个帐套，否则的话，两个公司的业务数据很可能会搞混。
2、 有些企业的部门虽然是企业的一个有机组成部分，但是，其在企业内是独立核算的，如一企业的食堂或者销售门市部，这些部门若是独立核算的，我们也可以把它设置成独立的一个帐套，如此，管理起来会更加方便。
二、 会计期间。
按照国家的相关法规，会计核算必须分会计期间进行。一般财务管理软件，都支持会计分期管理。会计期间一般按自然月进行划分，但是，可能有些不同的企业，有不同的需求，此时，就要注意划分会计期间的技巧了。
1、 我遇到过一家企业，其划分会计期间时，是以25日为起点的，即1月26日到2月25日为一个会计期间，以此类推。这么会计分期，也是允许的，只是，业务处理上，有点麻烦。若财务管理软件支持任意分期功能，则好办。可以直接划分会计分期。
2、 但是，有些财务管理软件不支持任意的会计分期，特别是一些国外的财务管理软件。此时，我们只能在做业务时，进行一些变通。如以上这种情况，我们可以在每月的25日晚进行系统的结账做业，然后26日开始到月底的业务审核日期都改在下月1日，如此，就可以解决这个难题。可是，这种处理方法也有一个缺陷，就是在26日到月底的期间，查询系统时，数据可能会有时间差。因为，这段时间你查询数据的结果，可能都是25日晚的结果。因为查询数据时，是以审核的单据为准。审核的日期改在下月1日的话，则有些数据你要在1日时才能查询到。不过，从1日开始到25日的数据及时性就不会受到任何影响。
三、 记帐本位币与汇率。
根据相关规定，在我国境内的企业应以人民币作为记帐本位币。业务收支以人民币以外的货币为主的企业，也可以选定某种外币作为记帐本位币，但编制的财务会计报表应当折算成人民币反映。所以，我在国内负责财务信息化项目时，一般都建议采用人民币作为本位币，如此，处理起来比较方便。若有外币业务时，系统也可以进行自动的转换，不需要人为的干涉。
这里要注意的就是汇率的问题。根据企业要求的不同，企业会采取不同的汇率处理方式。如外币业务比较多的企业，可能会根据每天汇率的变动而调整系统的汇率;反之，外币业务比较少的企业，则可能会一个月调整一次。
处理技巧：
1、 若是一个月调整一次汇率，为了统一，最好指定一个调整的日期。如每月1日或者每个季度末。指定日期后，再进行调整。
2、 汇率调整有两种方法，一是手工调整。即系统操作员在汇率调整日，从其他地方取得最新的汇率，然后在系统中进行调整。这个处理方法，要手工进行调整，比较容易出错，也容易漏掉。特别是对于每日都要调整汇率的企业来说，更加是一件繁琐的工作。另外一种就是自动调整，如同电脑时间自动同步一样，财务管理系统会自动从相关网站获取最新的汇率，然后用这个数据在每天固定的时刻进行系统更新及相关的业务处理。如此，可以大大的提高工作效率与处理效果，最大限度的减少人为操作的失误。但是，自动更新的话，必须保证网络的畅通无阻，否则的话，更新可能会不成功。
四、 会计科目。
会计科目有科目名称与科目编码两个部分组成。国家对于一级会计科目的名称与编码作了明确的规定，而对于二级、三级(甚至更多)会计科目的名称与编码则没有进行统一定义。企业可以根据自己的需要进行编码。所以二级、三级科目编码的好坏，就直接关系到整个会计科目的质量，也直接影响到财务管理系统的运行效果了。
处理技巧：
1、 不同行业有不同的会计科目。一般软件都会有一个导入模板，根据行业的不同，模板也不同。所以，在会计科目导入的时候，要注意两点。一是不要把所有的会计科目都导入进去，不然的话，后续的业务操作会比较麻烦，寻找对应的会计科目时，会花费很长一段时间。二是选择会计模板时，要选择对应的行业。因为不同的行业，所用的会计科目会有所差异。
2、 会计科目编码时，要统一，不要想编什么就是什么。我在会计科目编码时，一般按照4-2-2原则。如银行存款为一级科目，国家定义的编码为1002，采用4位数字编码;企业可以定义二级科目，如人民币存款，编码为01，采用2位数字编码;再定义一个三级科目，如中国建设银行绍兴支行，编码为01，采用2位数字编码。这简称为4-2-2编码原则。这个编码原则是经过千锤百炼的，使用效果非常的好，大家可以借鉴一下。
3、 无论你采用哪一种编码原则，必须做到企业内部统一。不要一会采取“4-2-2”编码，一会儿又采取“4-4-2”编码。不统一的会计科目编码，不利于以后日常的业务处理。
4、 会计科目要分到几级算合适，没有一个明确的说法，一般根据企业业务量的多少，会有不同的级别。不过，我在分级的时候，一般都分三级，最多不超过四级。再多的话，后续记帐等业务就会比较麻烦，反而是得不偿失了。
五、 科目余额。
初次使用财务管理系统时，要把手工帐务的科目余额导入到财务管理系统中去。而这个余额的准确性直接关系到后续的运作。余额不准，后续作业再准确，相关报表得出来的数据，仍然会不准。所以，在系统上线时，我们要特别注意科目余额的准确性。
处理技巧：
1、 在期初会计余额导入时，我们最好能够利用系统提供的向导，进行成批的导入。如此，可以最大限度的减少人为的失误，可以最大程度的跟手工帐本数据保持一致。
2、 在财务管理系统的上线的一两个月内，最好手工帐跟系统帐并行。如此，可以两者可以及时进行对帐，看是否有错误。若发现有错误时，要及时查找原因，看是否是余额有错误，并及时进行调整。等到系统上线稳定、科目余额准确无误后，再停止手工帐。
六、 其它处理技巧。
1、 注意权限的整理。系统中，可以结合工作流配置实现权限的管理。如报销单超过多少金额要有谁审核，低于多少只要谁审核就可以了;如付款单提早付款要有谁审核等等。把这些权限都一一整理清楚了，然后在财务管理系统中，进行正确的配置。如此，就可以把作业控制流程搬到系统中去，进行强制控制。
2、 表单的格式问题。企业有自己的表单格式，系统有系统的表单格式。一般，我建议若系统的格式也能够满足企业的需求，则还是采用系统的格式为好。因为一般情况下，财务管理软件公司还会提供纸质的单据，利用软件公司的单据，可以在系统中实现套打，大大方便了财务工作人员的工作。
3、 付款条件。若财务管理系统还跟进行存等软件结合的话，则还需要整理付款条件。有了付款条件后，财务管理系统就可以自动计算付款日期与收款日期。不需要财务人员再手工进行计算。可以减少财务人员的工作量，提高计算的准确度，保障企业资金的安全。特别是预收款与预付款的相关处理，更要进行严格管理控制。付款条件直接跟企业的资金流挂钩，所以，企业要特别重视。
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